Approvazione bilancio consuntivo con riserve

[dario pota]

buongiorno,
nel dicembre 2017 vengo nominato in un condominio dove il precedente amministratore "dimissionario" si è visto NON APPROVATO il bilancio consuntivo 2016/17 (01.09.16 - 31.08.17). Dopo un "burrascoso" passaggio di consegne con il precedente amministratore, prendo possesso di tutta la documentazione della gestione 16/17 e trovo alcune spese sostenute senza una specifica motivazione o addirittura spese non necessarie, tipo la partecipazione di un avvocato in assemblea ordinaria dove all' ordine del giorno non era necessaria la presenza ed il costo di partecipazione ammonta a 250 euro. Inoltre, prendo possesso del c/c condominiale ed il saldo al 31/08 data di chiusura bilancio ammontava a euro 1530 contro un fondo cassa istituito negli anni per importi totali di euro 42.000. Chiedo spiegazioni al precedente amministratore che non mi risponde fino a quando mi fa scrivere dal suo avvocato che il fondo cassa risulta aleatorio perchè quei soldi sono stati utilizzati per far fronte a debiti di case andate all'asta dove appunto si è recuperato poco. RImango abbastanza basito perchè se non erro, il fondo cassa dovrebbe avere una "destinazione"specifica e soprattutto prima di imputarne qualsiasi spesa bisgna sempre passare da un assemblea, cosa che invece è stata evitata e il tutto si è concluso con una nota in calce al consuntivo non approvato che i debiti risultanti dagli immobili andati all'asta venivano assorbiti dal fondo cassa.
Incontro i consiglieri e spiego la situazione, nel frattempo emerge un altra anomalia: l'amministratore precedente convoca ass. ord di fine gestione il 29/11/17 dove si dimette a fronte appunto del bilancio non approvato, il giorno dopo si bonifca importi pari a euro 3.200 circa come emolumenti e rimborsi del periodo 01.09.17 - 29.11.17 inserendo tali spese nel bilancio che chiudeva il 31.08.17.. la cosa più grave è che nei mesi di settembre - ottobre e novembre, non ha pagato fornitori e non ha emesso rata anticipata, quindi si è preso emolumento senza un preventivo approvato e senza aver fatto il suo dovere.
ORA: con l'avvocato di studio abbiamo convocato ass. straordinaria per informare il condominio che agiremo nei confronti del precedente amministratore per malagestio, vorremmo però approvare il consuntivo 16/17 con "riserva", specificando tutte le voci che andremo a contestare; il motivo per cui vogliamo approvare il bilancio 16/17 è perchè ci sono i conguagli "congelati" e abbiamo 2 morosità consolidate si cui dover agire e quindi necessitiamo del bilancio approvato. Quello che chiedo consiglio su come predisporre le note di contestazione per fare in modo che una volta approvato il bilancio non decadano i termini per agire contro la precedente amministrazione.
Mi scuso per la lungaggine
dario

 

[Dimaraz]

Nello specifico di alcuni "passi" che descrivi:

[QUOTE="dario pota, post: 5025, member: 790"]e trovo alcune spese sostenute senza una specifica motivazione[/QUOTE]
Dovresti meglio specificare.

o addirittura spese non necessarie, tipo la partecipazione di un avvocato in assemblea ordinaria dove all' ordine del giorno non era necessaria la presenza ed il costo di partecipazione ammonta a 250 euro.

Difficile dire solo sulla base del rendiconto/ordine del giono se la presenza fosse o meno necessaria...resta il fatto che se hanno accettato al presenza "attiva" di un legale la sua "prestazione" venga ovviamente addebitata.
Parli di "morosità" non recuperate dopo "liquidazione giudiziaria"...probabile che la consulenza fosse richiesta.
Ciò non elimina la necessità di una delibera che approvi incarico o liquidazione spesa (salvo fosse stata approvata in precedenza).

il saldo al 31/08 data di chiusura bilancio ammontava a euro 1530 contro un fondo cassa istituito negli anni per importi totali di euro 42.000. Chiedo spiegazioni al precedente amministratore che non mi risponde fino a quando mi fa scrivere dal suo avvocato che il fondo cassa risulta aleatorio perchè quei soldi sono stati utilizzati per far fronte a debiti di case andate all'asta dove appunto si è recuperato poco. RImango abbastanza basito perchè se non erro, il fondo cassa dovrebbe avere una "destinazione"specifica

Un "fondo cassa" è un accantonamento generico che non necessita di delibera per utilizzarne i fondi.
E' automatico che se esistevano morosità dalle quali non è stato possibile recuperare il dovuto si siano necessariamente utilizzate le risorse disponibili onde evitare problemi con gli altri fornitori.
Con questo non voglio dire che le azioni del tuo predecessore siano state tutte lecite...ma solo un esame approfondito del Bilancio (che non posso fare da qui) potrà palesare eventuali irregolarità se non persino sottrazioni illecite (penale).

nel frattempo emerge un altra anomalia: l'amministratore precedente convoca ass. ord di fine gestione il 29/11/17 dove si dimette a fronte appunto del bilancio non approvato, il giorno dopo si bonifca importi pari a euro 3.200 circa come emolumenti e rimborsi del periodo 01.09.17 - 29.11.17 inserendo tali spese nel bilancio che chiudeva il 31.08.17..

Spieghi che tu sei stato nominato nel Dicembre 2017...fino al giorno di nomina l'amministratore seppure "revocato/dimissionato" rimaneva in carica in regime di "prorogatio imperii"...quindi poteva ancora disporre pagamenti di regolari fatture/parcelle.
Bisogna verificare quando era la naturale scadenza del suo mandato (annuale) e se l'importo che si è liquidato sia proprozionale al suo ultimo compenso approvato in sede di nomina.
Tutte le altre voci (rimborso spese) essendo variabili necessitavano di delibera di approvazione.
Spieghi che avete già incaricato un nuovo legale per le eventuli contestazioni in giudizio...aggiungerà pure questo.

ORA: con l'avvocato di studio abbiamo convocato ass. straordinaria per informare il condominio che agiremo nei confronti del precedente amministratore

Non potete solo "informare" ma dovete far deliberare per il conferimento dell'incarico e la costituzione di un apposito fondo di liquidità per le inevitabili spese.
A tal proposito il legale ha obbligo di fornire preventivo di spesa per onorario e quant'altro.

vorremmo però approvare il consuntivo 16/17 con "riserva", specificando tutte le voci che andremo a contestare; il motivo per cui vogliamo approvare il bilancio 16/17 è perchè ci sono i conguagli "congelati" e abbiamo 2 morosità consolidate si cui dover agire e quindi necessitiamo del bilancio approvato.

I Bilanci consuntivi non si approvano "con riserva".
Se vi sono condòmini che vantano crediti potete restituire tali "conguagli" tenendone nota.
Se vi sono somme da riscuotere un Decreto Ingiuntivo si può fare anche sulla base di un Bilancio Preventivo approvato (o una specifica delibera di riparto).
Per le "morosità già consolidate" non serve il Bilancio stante gli atti già redatti.

 

[dario pota]

Le tue risposte sono come sempre esaustive, l'unica cosa di cui non mi trovo daccordo e spero di averne ragione è sull'utilizzo del fondo cassa. Secondo me e anche qualche linea giurisprudenziale, non si può paragonare un fondo spesa con un fondo di accantonamento, il fondo spesa lo preventivi proprio per far fronte a costi, il fondo cassa è un accantonamento di denaro che deve essere utilizzato per fini diversi dalla copertura delle morosità e a maggior ragione che sono soldi accontonati prima di spenderli bisogna darne conto. Sempre secondo me, assorbire debiti di morosi col fondo cassa è sbagliato perchè i virtuosi pagano 2 volte una spesa, una di competenza e una per conto dei morosi, sembra come il cornuto e mazziato. Senza voler fare la morale, bisogna anche avere coscienza prima di utilizzare denaro altrui e quindi necessario renderne conto o almeno evitare imposizioni.
---
Una cosa vorrei avere più chiara, "Per le "morosità già consolidate" non serve il Bilancio stante gli atti già redatti" quindi posso scongelare debiti e crediti e utilizzarli e richiederli nella prossima gestione anche se il bilancio non verrà approvato entro la fine di questa gestione? dato che molti condòmini sono in debito come conguaglio, quei soldi farebbero comodo al condominio per saldare fornitori che sono indieto coi pagamenti.

grazie come sempre

 

[Dimaraz]

Sempre secondo me, assorbire debiti di morosi col fondo cassa è sbagliato perchè i virtuosi pagano 2 volte una spesa, una di competenza e una per conto dei morosi, sembra come il cornuto e mazziato

Spiace doverti disilludere...la realtà ineludibile di qualsiasi società è che "alla fine dei giochi" sono sempre i virtuosi a sopportare gli oneri.
Un Condominio è assimilabile ad una società di persone: se esistono debiti i soci sono aggredibili anche oltre le rispettive quote.
Salvo tu sappia "moltiplicare pani e pesci" dovresti spiegare come il Condominio possa onorare i propri fornitori se uno (o più) dei suoi partecipanti non paga le proprie quote.
La creazione di uno fondo cassa per estinguere le insussistenze finanziarie è l'unica alternativa dopo che (post riforma 2012/13) vi sia stata l'escussione dei morosi. Se un debitore è stato dichiarato insolvente (alias fallito) significa che non è possibile recuperare altro. Il fondo creato provvisoriamente coprirà le parti mancanti.

Quanto alle poste "sospese" ...premesso che:
-ogni spesa straordinaria dovrebbe essere approvata da idonea delibera che indica riparto per creazione di idoneo fondo
-ogni spesa per ordinaria dovrebbe essere prevista nel Bilancio Preventivi approvato ad inizio esercizio
Non mancano i documenti per agire.

Alternativa qualora, per incapacità gestionali del tuo predecessore, non esistano tali "partite/documenti" ...suggerisco di iniziare una nuova gestione che non tenga conto del passato fino a quando non sarà "definito" con l'approvazione del vecchio bilancio.

Nuovo Bilancio Preventivo da far approvare e nuovo c/c condominiale.
Ciò permette sia la gestibilità che la trasparenza.